Éstos son algunos errores que veo las pequeñas empresas hacen con su contabilidad y QuickBooks. Esto podría ser cierto?

1. QuickBooks® no está configurado correctamente para su negocio

Muchos propietarios de pequeñas empresas no tienen QuickBooks® ajustado correctamente para sus negocios. En algunos casos también pueden estar utilizando la versión incorrecta de QuickBooks. Esto significa que los propietarios de pequeñas empresas tienen que pasar mucho tiempo para obtener información sobre QuickBooks® o tener que realizar un seguimiento de la información de forma manual fuera de QuickBooks. La clave aquí es entender primero las diferentes versiones de QuickBooks® disponible y luego entender cómo se acumula información en QuickBooks® principalmente el uso de proyectos, objetos, y el plan de cuentas. Después de tener que entender, entonces usted puede configurar QuickBooks específicamente para su empresa y sus necesidades. Una vez configurado correctamente, puede utilizar los informes de QuickBooks, tales como los informes de rentabilidad, que muestra la cantidad de dinero que usted hizo por el cliente, por proyecto o el trabajo, y para el inventario o elementos de servicio.



2. Utilice sólo como herramienta de contabilidad QuickBooks y no revisa QuickBooks® se refiere a la gestión de sus finanzas del negocio

Muchos propietarios de pequeñas empresas utilizan QuickBooks® sólo como una herramienta de contabilidad - captación de las transacciones diarias. Por desgracia, no revisar los informes financieros, como las relaciones clave como la antigüedad de las cuentas por pagar de pérdidas y ganancias, la capital, y, cuentas por cobrar envejecimiento, y varios tipos de informes rentabilidad. QuickBooks® también le permite ajustar los presupuestos y el cumplimiento efectivo presupuesto pista sobre una base regular. Con el fin de gestionar su negocio requiere de forma eficaz la información financiera oportuna y pertinente a su disposición y que es necesario revisar de manera oportuna. Si no lo ha hecho, vaya al Centro de informes en QuickBooks® y mirar los informes disponibles. Se debe al menos estar buscando en los informes en "Sociedad y financiera."

3. No guarde la fecha contable

Conozco a mantener sus cuentas al día puede ser una espina en su lado, pero es una función necesaria de la gestión empresarial. Estos son algunos consejos:

a. Dedique un tiempo cada semana para actualizar sus libros.

b. Utilice una lista de control para asegurar que graba todas las transacciones.

c. Asegúrese de tener los recibos de todas las transacciones.

d. Establecer un sistema de archivo que sea apropiado para el tamaño de su negocio y presentar todos los recibos y documentos.

4. No conciliar cuentas

Muchos propietarios de pequeñas empresas tienen presupuestos desordenados porque conciliar sus cuentas. Esto incluye las cuentas de conciliación bancaria, cuentas de tarjetas de crédito, cuentas de impuestos sobre las ventas y otras cuentas sobre una base mensual. Un signo revelador de un presupuesto desordenado es por lo general cuando los saldos de las cuentas de tarjetas de crédito y las ventas de impuestos ha sido negativa en el presupuesto. Un proceso de reconciliación mensual es la clave para asegurar que los datos financieros es exacta. QuickBooks hace que sea fácil de conciliar las cuentas bancarias, cuentas de tarjetas de crédito, cuentas de impuesto sobre las ventas, y más. Si los datos financieros no es exacta, entonces ¿cómo se puede confiar en él para tomar decisiones para su negocio?

5. Uso y ancianos versión de QuickBooks

Muchos propietarios de pequeñas empresas están utilizando una versión antigua de QuickBooks. Por qué es importante? ¿Por qué no QuickBooks® soporte a las versiones anteriores de tres años. Además, las nuevas versiones de QuickBooks permiten la descarga automática de las transacciones bancarias y tarjetas de crédito por los bancarios y tarjetas de crédito. Las nuevas versiones también tienen una capacidad mayor, tales como QuickBooks 2011 versión permite lotes de facturación - un gran ahorro de tiempo para las empresas que facturan más clientes para el recurrente cantidades fijas (como el costo del apoyo mensual). La actualización a una nueva versión de QuickBooks es muy simple y por lo general toma sólo unos minutos.

6. Planificar incorrectamente para el crecimiento futuro

Si usted hace su propia contabilidad y QuickBooks® o ha contratado a alguien para que lo haga por usted (un empleado o contabilidad) - usted tiene un plan sólido para la función de contabilidad crecerá a medida que crece su negocio? Muchos propietarios de pequeñas empresas no pueden planear adecuadamente para esto. En primer lugar, considere si es necesario contratar a alguien para hacer su contabilidad y QuickBooks® - ¿Cuál debe ser su cualificación son? Lo que debe esperar de ellos? ¿Cómo va a controlarlos? ¿Qué áreas serán responsables? ¿En qué áreas va a ser responsable? En segundo lugar, considerar las necesidades de los ordenadores y software. Usted tendrá suficientes computadoras para los empleados, es necesario comprar licencias adicionales de software? Tendrás que las restricciones de seguridad en QuickBooks para que los empleados no tienen acceso a las zonas financieras o nómina sensible? Por último, como se puede quitarse de la gestión del día a día de la contabilidad de su empresa y QuickBooks® y cuando sea el momento adecuado para este ser? Tómese su tiempo para dispositivo de un plan y un presupuesto para el crecimiento futuro.

7. La contratación de la persona equivocada para hacer su contabilidad y QuickBooks®

Esto es un error muy común que los propietarios de pequeñas empresas - toman a alguien que no está calificado para cuidar de la contabilidad y QuickBooks. Hay dos áreas claves aquí - compensación y calificaciones. Muchos propietarios de pequeñas empresas no quieren pagar por una persona cualificada. Por lo tanto, llevar a alguien que está bajo cualificado o sin experiencia. Como resultado, la persona que tomó a) es capaz de hacer el trabajo correctamente, b) no puede mantenerse al día con la carga de trabajo, c) son infelices con su mal pagados, y) se puede encontrar una razón para tomar represalias . La represalia puede tomar muchas formas - una mala actitud, absentismo, retrasos, mala educación hacia los clientes y empleados, no conseguir cualquier trabajo hecho, dejar de fumar sin previo aviso, ya veces incluso el robo y malversación de fondos. También vi a los empleados a dejar de fumar sin previo aviso justo antes de la nómina se debe dejar que revolver en el último minuto.

El otro aspecto a considerar es que la persona que contrate es calificado. Usted debe asegurarse de que entiende claramente su experiencia de contabilidad y teneduría de libros pasado. Hacer preguntas detalladas y asegúrese de que usted obtenga respuestas claras. Nunca le pida "QuickBooks® ¿sabes?" Y estar satisfecho con un "sí" como respuesta. Entrevisté a personas en el pasado que puso en su curriculum vitae que utilizaron QuickBooks® pero en un nuevo interrogatorio yo descubrimos que sólo estaban haciendo la entrada de datos. Haga preguntas abiertas como específico - cómo debe una factura de cliente en QuickBooks? Como lo que pagaría por una factura de proveedor en QuickBooks? ¿Cómo conciliar la cuenta bancaria en QuickBooks?

8. No sé cómo controlar sus cuentas personales

Muchos propietarios de pequeñas empresas están preocupados porque no saben cómo controlar su personal de contabilidad. Se preocupan si el empleado está haciendo un buen trabajo, si realmente necesita tiempo para conseguir algo, si el personal está facturando a los clientes por todo lo que necesita para conseguir pérdidas de balón, y que les importa si las facturas de proveedores se pagan a tiempo . Las claves para el personal de contabilidad están monitoreando a) establecer expectativas claras para su personal, b) la documentación de los procedimientos, y c) van más allá de las expectativas y los procedimientos con su personal. Expectativas y procedimientos deberían cubrir cosas como - lo que necesitan ser completadas las tareas, cuando se encuentran para ser completado, y cómo se van a completar. Por ejemplo, las expectativas y los procedimientos deben incluir las fechas específicas para determinados informes financieros estarán disponibles para su revisión en QuickBooks. Si desea revisar sus cuentas por cobrar envejecimiento el viernes, entonces usted necesita para que su personal de contabilidad sabe que todas las facturas de venta y los pagos deben ser colocados por el final del día Jueves. Otra clave es establecer una buena comunicación con el personal - que debe ser capaz de llegar a usted con problemas y le informará de cuando no son capaces de cumplir los plazos. Muchas veces la contabilidad personal se interrumpe durante el día o tienen que apagar los incendios y no conseguir el tiempo que necesitan para cuidar de sus tareas diarias. Mantenga abiertas las líneas de comunicación abiertas.

9. ¿No tiene un plan para cuando su contador personal o tenedor de libros hojas

¿Qué pasaría si su contador o personal de contabilidad de repente dejaron? ¿Quieres saber qué hacer? Cómo entrenar a su reemplazo? La clave es crear un proceso de contabilidad que es independiente de las personas que realizan el proceso. Debe establecer un proceso llave en mano. La mayoría de las grandes empresas ya cuentan con este lugar. Tome McDonalds por ejemplo, tener un proceso que utilizan para capacitar a los empleados en una industria con alta rotación de baja remuneración. Ellos no confían en las personas que toman - están basados ​​en el proceso. Con el fin de crear un proceso para las cuentas que necesita para documentar la contabilidad y mantenerlos actualizados. Una vez que el documento de los procedimientos a continuación, se puede utilizar para formar a nuevo personal y otros pueden utilizarlos o cuando el personal de contabilidad está enfermo o si usted o alguien debe intervenir y asumir personal de contabilidad nueva o adicional.

10. No realice copias de seguridad de sus archivos de forma remota QuickBooks®

¿Qué haría usted si su archivo QuickBooks® fue dañado o si hubo un robo, un incendio o un desastre natural y usted pierde sus datos y su QuickBooks® de respaldo? Muchos propietarios de pequeñas copias de seguridad de sus archivos de QuickBooks en su disco duro o una unidad zip, pero no utilizan un servicio de backup online. Mozi o Carbonite backup online son son relativamente baratos. Cuestan alrededor de $ 60 por año. No es la paz de la mente un valor de $ 60 por año?