David Allen, autor de Getting Things Done y gurú de la productividad enseña métodos de productividad desde 1980 y ha ocupado un lugar central en el año 2002 con la publicación, si su primer libro. Sus métodos se centran en gran medida en la identificación de los próximos pasos y gestión de la información. Entre las cosas más importantes es una fuerte lista de tareas de implementación para organizar todas las cosas que hay que hacer. ¿Quién mejor que aprender de lo que David Allen?

De acuerdo con "¿Cómo David Allen organiza sus tareas" que mantiene sus próximas acciones en Lotus Notes como una categoría de tareas con una clase simple que define el contexto como "proyectos", "Llamadas", "Un equipo", etc.

Este proceso es similar a los pasos rápidos que utilizo para organizar mis tareas con Outlook 2010 y versiones anteriores.



Sigo cuatro sencillos pasos para obtener nuevos elementos de mi bandeja de entrada de mi lista de tareas.

1. Marcar el mensaje para su seguimiento, que se mueve a la lista de actividades (una consolidación de las actividades y los elementos marcados).

2. Clasificar el e-mail con un contexto que es relevante. que usoPhone, Proyecto, @ Aprobar, nombre de la persona (en particular, la utilizo para identificar las tareas que he delegado en el seguimiento durante las reuniones de revisión).

3. Mover elementos a una carpeta de seguimiento para evitar que saturan mi bandeja de entrada. Este es un paso importante y con Outlook, el software mostrará todos los elementos marcados en la lista de cosas por hacer, independientemente de la ubicación.

4. Ordenar por categoría. Esto asegura que puedo ver rápidamente las tareas de acuerdo con el contexto, ya que son capaces de hacer frente a ellos, por ejemplo, ver la tarea que tengo que hacer un teléfono cuando tengo una disponible.

Si bien estos tres pasos pueden parecer demasiado involucrados para ser eficiente, usé macros en Outlook 2007 para realizar estas operaciones y acciones rápidas en Outlook 2010 para pedir un "clic".

Después pedí los mensajes, puedo usar la lista de cosas por hacer para funcionar sobre la base de los términos y el contexto para mantener las pelotas en el aire. También son capaces de manejar una revisión semanal para asegurarse de que no pierde de vista lo que hay que hacer.